Le système Ekohe
ARIA
Cinq bureaux sur trois continents, chacun avec ses jours fériés, ses horaires de travail et ses règles en matière de droit du travail. Aria est le système RH qui gère toutes ces spécificités. Nous l’avons conçu pour notre équipe et pouvons le configurer pour la vôtre.
Le système RH que nous avons dû créer nous-mêmes
Configurez Aria pour votre équipe
Pourquoi on l’a construit nous-mêmes
Parce que chaque bureau a ses propres règles
On travaille au-delà des frontières. Entre Tokyo, Shanghai, Paris, New York et Vancouver, en quatre langues et sur cinq fuseaux horaires. Un jour férié à Paris est un jour travaillé à Shanghai. Un seuil d’heures supplémentaires valable à Vancouver ne l’est pas à Tokyo. Les outils RH qu’on a testés partaient d’une seule région, d’un seul calendrier et d’un seul droit du travail, si bien que chaque bureau hors de ce cadre finissait par fonctionner à coups d’exceptions manuelles.
Alors on a construit le nôtre.
On conçoit régulièrement des plateformes de données et des systèmes internes, y compris les nôtres : Aida pour notre travail d’ingénierie, Brainz pour notre savoir interne, Wulin pour les plateformes de données qu’on opère pour d’autres. Construire un système pour nos propres opérations, c’était appliquer la même rigueur en interne et traiter la localisation comme une partie de la structure, pas comme un paramètre ajouté après coup.
Ce qu’il couvre
Un seul endroit pour le temps, les congés et les personnes concernées
Aria réunit l’administration quotidienne d’une équipe répartie, connectée à Google Calendar, Slack et Google Sheets. Chacun part d’une vue quotidienne des heures, des soldes de congés, des validations en attente et des absences de l’équipe, puis accède à ce dont son rôle a besoin.
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Suivi du temps de travail
- Pointage des heures d’arrivée et de départ, lieu de travail
- Temps enregistré par projet
- Heures supplémentaires calculées selon le seuil de chaque bureau
- Heures supplémentaires converties en repos compensateur
- Panneau de visibilité Google Calendar
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Congés
- Congés, acquisition des droits et report définis selon chaque contrat
- Types de congés combinés (repos compensateur, congés payés et sans solde, arrêt maladie, etc.)
- Consultation et prévision des soldes de congés
- Processus d’approbation en plusieurs étapes
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Connectivité
- Connexion avec Slack (notifications), Google Calendar (visibilité) et Google Sheets (remplissage du planning)
- MCP pour connecter Aria à n’importe quel agent IA
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Évaluation des performances
- Cycles d’évaluation et questions personnalisables
- Différents types de questions et cartographie des compétences
- Autoévaluation et retours des collègues et des managers
- Création d’indicateurs de performance et suivi des progrès dans l’espace manager
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Données et paramètres
- Annuaire des collaborateurs et organigramme avec fonction de recherche
- Profils des collaborateurs, liens hiérarchiques et affectations aux projets
- Rôles et droits d’accès des utilisateurs
- Interface multilingue
- Politiques de congés, règles relatives aux heures supplémentaires et horaires de travail définis par site
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Rapports de projet
- Vue d’ensemble des projets et répartition par membre
- Vue d’ensemble des membres, avec leurs projets et leurs tâches
- Export des données pour la comptabilité et la facturation
Le temps qu’il a fallu
Un mois, parce qu’on en était à la fois les utilisateurs et les développeurs
On connaissait précisément les besoins, on était prêts à changer et on savait construire. C’est pour ça qu’un mois seulement a séparé la décision du déploiement d’Aria dans tous les bureaux. Tokyo l’a utilisé en premier, sur ses propres données migrées, et a remonté les problèmes directement aux personnes qui le développaient. Les fonctionnalités manquantes et les cas particuliers ont été réglés avant que les autres bureaux n’y arrivent, et l’ancien système a été arrêté le mois suivant.
La même boucle de retours le fait toujours évoluer : nouveaux canaux de notification, ajustements de la conversion des heures supplémentaires en congés, petites demandes des personnes qui l’utilisent chaque jour. Cela nous a aussi laissé un système qu’on maîtrise entièrement et qu’on peut adapter à mesure que l’équipe évolue.
Aria porte sur le temps et les congés, mais la décision derrière dépasse largement les RH : construire quand l’écart entre ce qui existe et ce dont une organisation a réellement besoin est assez grand pour le justifier.
Pour votre organisation
Aria peut aussi fonctionner dans tous vos bureaux
Si votre organisation est présente sur plusieurs sites, chacun avec ses propres jours fériés, règles d’heures supplémentaires et politiques de congés, Aria s’adapte à ces spécificités. Nous configurons la solution en fonction de vos bureaux, de vos politiques et de vos outils, puis nous migrons vos données existantes. Nous restons à vos côtés pendant que votre équipe utilise Aria et que vos besoins évoluent. Si votre situation nécessite une fonctionnalité qu’Aria ne couvre pas encore, nous la développons avec vous.
Hébergement et données
Aria tourne là où vous le choisissez, de façon sécurisée, dans n’importe quelle région : sur un serveur dédié, sur un serveur mutualisé sécurisé ou sur votre propre serveur. Vos données RH restent là où vous le décidez.
Tarifs
Des frais de mise en place, puis un tarif par utilisateur, définis ensemble. Les offres groupées restent toujours ouvertes à la discussion. Des fonctionnalités sur mesure et des intégrations avec des services et d’autres API sont également possibles.
Processus et délais
Un premier rendez-vous pour comprendre votre fonctionnement et définir ensemble ce qu’Aria sera pour vos bureaux, puis une session de prise en main. Si vos équipes et vos flux sont assez simples, quelques jours suffisent pour que tout tourne.
Commençons